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¿Tiene archivadores llenos de registros viejos o un montón de papeleo en el mostrador de la cocina que data de hace seis meses? Si se pregunta cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta de las tarjetas de crédito u otros documentos importantes, obtenga algunas instrucciones a continuación.
¿Cuánto tiempo debe conservar los estados de cuenta de las tarjetas de crédito?
Es una buena idea conservar los extractos de las tarjetas de crédito durante un año. Eso es cierto para los extractos bancarios y los talones de su cheque de pago también. Este es el por qué:
- Es posible que necesite los documentos para verificar información, como si se le cobró o se le pagó por un servicio.
- Los extractos bancarios y de tarjetas de crédito le ayudan a tener una idea general de sus hábitos de gasto, lo que puede ser importante al establecer o evaluar un presupuesto personal.
- Cuando presente sus impuestos, puede consultar estos documentos para verificar los gastos comerciales o las donaciones caritativas.
- Los estados de cuenta pueden proporcionar pruebas de que realizó un pago del préstamo a tiempo si alguna vez necesita disputar un pago atrasado.
Cuando reciba un estado de cuenta por primera vez, revíselo para verificar su exactitud antes de realizar cualquier pago y archivar el documento. Cuanto antes aborde una inexactitud, como un cargo que no autorizó, mayores serán sus posibilidades de resolver el problema.
Una gran ventaja de los extractos de tarjetas de crédito, así como de los extractos bancarios y los talones de pago, es que no es necesario conservar copias físicas. Si tiene acceso en línea a la información, puede acceder a ella según sea necesario. Sin embargo, es posible que desee descargar y guardar copias de sus estados de cuenta, porque en algunos casos, si cierra su cuenta, es posible que ya no tenga acceso a la información.
¿Qué pasa con otros registros?
Las tarjetas de crédito y los extractos bancarios están lejos de ser el único papeleo financiero con el que se ocupa la mayoría de las personas. Aquí hay un resumen rápido de cuánto tiempo debe conservar otros tipos de documentos.
Documentos fiscales
Debe conservar una copia de sus declaraciones de impuestos reales para siempre. Es posible que los necesite en el futuro como referencia o como documentos de respaldo cuando desee comprar una casa o realizar otra acción que requiera demostrar sus ingresos.
Toda la información de respaldo que acompaña a sus declaraciones de impuestos, como los formularios de ingresos W2 y los recibos, debe conservarse siempre que haya una posible ventana de auditoría. Necesitará esos documentos si el IRS le hace preguntas sobre su declaración. Según el IRS, por lo general no se remonta a más de seis años , por lo que probablemente pueda deshacerse de los documentos de respaldo después de ese tiempo.
Presentaciones legales
Conserve para siempre los documentos legales tales como solicitudes de quiebra, demandas o mociones. Esto también es válido para documentos relacionados con eventos financieros importantes con ramificaciones legales como testamentos, poderes o presentaciones de sucesiones.
Facturas de servicios públicos y otros recibos
Las facturas de servicios públicos, seguros y otros servicios no necesitan guardarse por mucho tiempo. Por lo general, puede tirarlos dentro de un mes. Si pagó la factura y tiene documentación de que el pago se compensó, como un nuevo estado de cuenta que refleje el crédito, por lo general no tiene mucho uso para la factura anterior.
Lo mismo ocurre con la mayoría de los recibos. A menos que vaya a reclamar un gasto en sus impuestos o quiera conservar el recibo en caso de que necesite devolver algo, generalmente puede tirar un recibo tan pronto como vea la cantidad correcta liquidada en su cuenta financiera.
¿Cómo debe almacenar sus documentos?
Todos los documentos anteriores pueden contener información confidencial, por lo que desea almacenarlos de tal manera que se mantengan confidenciales y privados. También desea asegurarse de que estén lo más seguros posible de los elementos y desastres relacionados con el fuego y el agua.
Es posible que desee guardar los documentos más importantes, como su tarjeta de seguro social y su pasaporte, en una caja fuerte a prueba de fuego, impermeable y con llave. Estos son los tipos de documentos que costarían una buena cantidad de tiempo, dinero y molestias para reemplazarlos.
Para otros documentos, cree un sistema de archivo en un archivador o una caja de archivo. Utilice carpetas para poder encontrar fácilmente la información que necesita y hacer tiempo al menos una vez al año para revisar los documentos y purgar los elementos que ya no son necesarios.
Si es experto en tecnología, puede convertir muchos de sus documentos en papel en archivos digitales. Hazlo escaneándolos y guardándolos en una unidad en la nube o en un disco duro externo. Algunos documentos, como los formularios legales, requieren firmas notariadas originales o certificados sellados para su validez y es posible que deban conservarse en copia impresa.
¿Cómo deshacerse de los documentos?
Cuando esté listo para deshacerse de los documentos viejos, triture con una trituradora para mayor seguridad . Muchas veces, la impresión en este tipo de documentos es bastante pequeña. El simple hecho de romper el papeleo a mano no hace que las piezas sean lo suficientemente pequeñas como para que los estafadores no puedan acceder fácilmente a la información o volver a armarla.
Proteja toda su información
Ya sea que se trate de papeleo físico o documentos digitales, tome medidas para proteger su información confidencial. Todo lo que un ladrón de identidad necesita son algunos bits de información, como un número de seguro social y una dirección para comenzar a recopilar suficiente información para obtener crédito a su nombre.
Utilice contraseñas seguras para todas sus cuentas. Por lo general, eso significa una contraseña que tiene ocho caracteres o más y tiene letras mayúsculas y minúsculas, así como números y caracteres especiales. Evite el uso de cadenas de información fáciles, palabras y nombres reales.
Triture sus copias impresas y mantenga los artículos fuera del acceso público. También debe verificar sus informes de crédito con regularidad para asegurarse de que no se informe ninguna actividad sospechosa.
Si encuentra algo extraño en sus informes de crédito o simplemente desea un socio para monitorear su crédito y mantenerse a salvo de los ladrones de identidad, comuníquese con Lexington Law para obtener más información sobre nuestros servicios.
Revisado por Kenton Arbon , abogado asociado de Lexington Law Firm. Escrito por Lexington Law.
Kenton Arbon es abogado asociado en la oficina de Arizona. El Sr. Arbon nació en Bakersfield, California y creció en el noroeste. Obtuvo su licenciatura en administración de empresas, gestión de recursos humanos, mientras trabajaba como policía estatal de Oregon. Su interés en la ley lo llevó a mudarse a Arizona, asistir a la facultad de derecho y graduarse de la Facultad de Derecho del Estado de Arizona en 2017. Desde que se graduó de la facultad de derecho, el Sr. Arbon ha trabajado en múltiples dominios de cumplimiento, incluido el antilavado de dinero, Medicare Part D, contratos y negociación de deudas. El Sr. Arbon tiene licencia para ejercer la abogacía en Arizona. Está ubicado en la oficina de Phoenix.
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