Al dirigir una empresa en los Estados Unidos, puede resultar difícil comprender todos los requisitos legales. Después de todo, cada estado y territorio registra y supervisa de forma independiente las empresas que operan dentro de sus fronteras. Si bien existen muchas similitudes, cada estado tiene requisitos únicos que pueden presentar desafíos incluso para los propietarios de negocios más experimentados.
Los empresarios y los propietarios de empresas por primera vez deben hacer que la comprensión de estos requisitos sea parte de su proceso de planificación. Y, a medida que su negocio crece, deben desarrollar estrategias para garantizar que su negocio cumpla con las normas de cada estado.
Registro de la entidad legal
Cuando decidió comenzar un negocio por primera vez, es probable que haya incorporado o formado una LLC. Es posible que haya formado su negocio donde vive y trabaja. O quizás eligió un estado popular como Delaware o Nevada. Ese estado se conoce como su "domicilio" o su estado de origen. A medida que su empresa crece, es posible que deba registrarse fuera de su domicilio si cumple con la definición de ese estado de " transacciones comerciales ".
El proceso de registrar su LLC o corporación en otro estado se conoce como "calificación extranjera". En todos los estados, su empresa presentará una solicitud de certificado de autoridad junto con una prueba de su estado de origen y una tarifa de presentación.
Como parte del proceso de calificación extranjera, también tendrá que designar un agente registrado que viva en ese nuevo estado. El trabajo del agente registrado es recibir avisos legales y gubernamentales urgentes en nombre de su empresa y enviarlos a usted. Eso significa que si formó una LLC de Nueva York y necesita registrarse como una LLC extranjera en Nueva Jersey, necesitará un agente registrado en Nueva Jersey para registrarse correctamente.
El proceso de calificación extranjera varía en cada estado. Encontrará tarifas de presentación que van desde $ 50 en Hawái hasta más de $ 750 en lugares como Texas. El tiempo también es un factor importante. Estados como Colorado aprueban su registro casi de inmediato, pero otros como Arizona pueden tardar semanas o meses.
Consejo: asegúrese de comprender lo que significa realizar transacciones comerciales en otros estados. Tómese el tiempo suficiente para registrarse antes de un proyecto u oportunidad crítica.
Registro de cuentas de impuestos estatales
Al igual que en su estado de origen, su negocio estará sujeto a impuestos a medida que se expanda a otros estados. Por supuesto, su obligación tributaria específica (o "nexo") variará según el tipo de entidad, sus actividades, sus ingresos y muchos otros factores. Pero es importante saber cómo abrir las cuentas de impuestos correctas para poder operar.
En muchos estados, el simple hecho de registrar la entidad legal a través de una calificación extranjera abre automáticamente una franquicia estatal o una cuenta de impuestos sobre la renta. California, Texas y Pennsylvania funcionan de esta manera. Pero este no es siempre el caso. En el Distrito de Columbia, por ejemplo, todas las entidades legales que se registren en el Distrito deben solicitar por separado esa cuenta de impuestos de franquicia.
Las empresas que venden productos (incluso en línea) o contratan empleados pueden estar sujetas a impuestos adicionales sobre las ventas y la nómina. Esto requiere que la empresa se registre en un departamento estatal de ingresos para abrir las cuentas de retención de salarios y ventas adecuadas. Para las empresas que también están sujetas al impuesto de desempleo, debe estar preparado para presentar un registro en una agencia separada, generalmente el departamento de desarrollo de la fuerza laboral.
El proceso de registro de cuentas de impuestos estatales puede ser cualquier cosa menos sencillo. Muchos estados tienen portales de registro en línea que permiten a las empresas solicitar múltiples cuentas de impuestos a la vez. Otros, sin embargo, todavía requieren que se envíen por correo los formularios en papel. Y, al igual que la calificación extranjera, el proceso de registro de cuentas fiscales puede llevar semanas.
Consejo: investigue los requisitos fiscales de la forma más proactiva posible. Por lo general, se requiere que las empresas tengan las cuentas de impuestos adecuadas antes de comenzar a operar. ¡Asegúrate de postularte y tomar los pasos necesarios para que puedas comenzar a vender, contratar y crecer!
Obtención de licencias y permisos
Cuando configura su negocio por primera vez, es muy probable que haya investigado y obtenido las licencias y permisos necesarios para operar. Expandir su negocio a otro estado no es diferente. La mayoría de los estados (e incluso muchos gobiernos de ciudades y condados) requieren que las empresas obtengan licencias y permisos antes de comenzar a operar.
Las licencias comerciales pueden adoptar muchas formas. Pueden ser licencias generales para operar, o pueden ser específicas para su industria o su ubicación. Si opera su negocio desde casa, tenga en cuenta que muchas jurisdicciones tienen requisitos de zonificación y licencias comerciales desde el hogar.
El mayor desafío para el cumplimiento de las licencias es saber cuándo se requiere una licencia. Con tantos tipos de negocios (y literalmente miles de agencias gubernamentales), la tarea puede resultar abrumadora. Lo más importante que debe recordar es que la mayoría de las licencias comerciales se emiten tanto a nivel estatal como local. A medida que su negocio crezca, haga su tarea. Póngase en contacto con las agencias relevantes en el nuevo estado, hasta el nivel municipal. Herramientas como el buscador de permisos proporcionado por la SBA son excelentes recursos en línea. En todos los casos, averigüe qué se necesita (si es que se necesita algo) para hacer negocios legalmente en ese estado o localidad.
Sugerencia: No existe un enfoque único para la obtención de licencias comerciales. Puede esperar dedicar mucho tiempo a investigar sus requisitos. Sin embargo, hacer esta diligencia debida desde el principio ayuda a evitar las consecuencias potencialmente peligrosas de administrar un negocio sin licencia.
Cuando se trata de expandir su negocio a otros estados, los requisitos de cumplimiento presentan un obstáculo importante. Sin embargo, los desafíos que enfrentan la mayoría de las empresas pueden resolverse mediante una planificación adecuada. Si bien algunas oportunidades realmente surgen en un abrir y cerrar de ojos, no hay inconveniente en estar preparado.
Con su equipo de administración, asesor legal o (para el empresario individual), mientras toma una taza de café, revise su pronóstico de desarrollo comercial durante los próximos 6 a 12 meses. Examine dónde se llevarán a cabo sus actividades planificadas. Identifique dónde debe registrarse su empresa o tomar medidas para cumplir. Entonces, no espere. La inversión inicial para obtener los registros y licencias adecuados ayudará a que su negocio crezca más rápido y obtenga ganancias antes. ¿Que estas esperando?
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