Escribir un correo electrónico es una de las formas de comunicación más populares en estos días.
El avance tecnológico ha impulsado el uso de este tipo de comunicación en el entorno empresarial. Esto significa que los empleados ahora están obligados a saber cómo escribir varias cartas formales a sus jefes, colegas o clientes.
Escribir una carta formal plantea una serie de obstáculos para cualquier individuo que deba presentar una solicitud a una persona relacionada con el negocio.
En este artículo, encontrará los principales consejos sobre cómo escribir correos electrónicos formales de manera efectiva mientras mantiene un aspecto profesional.
Consejo n. ° 1: utilice siempre una firma de correo electrónico
Mucha gente se niega a utilizar una firma de correo electrónico en sus correos electrónicos. De esta forma, evitan que el destinatario obtenga más información sobre ellos.
Sin embargo, está comprobado que el uso de una firma de correo electrónico es importante ya que ayudan a potenciar tu imagen y la imagen de todo el negocio. Además, si desea crear uno, puede utilizar este generador de firmas de correo electrónico .
Sin embargo, también debe asegurarse de elegir el tipo de firma de correo electrónico adecuado para usted y su empresa. Para hacerlo, puede echar un vistazo a todos los ejemplos de firmas de correo electrónico y encontrar el que sea adecuado para usted.
Consejo n. ° 2: mantén un tono de voz profesional
El tono es muy importante en los correos electrónicos. Por lo general, tendemos a escribir nuestros correos electrónicos con prisa, aunque tal enfoque de los correos electrónicos puede causarle problemas.
Debido a que el correo electrónico que escribimos no puede transmitir nuestro lenguaje corporal y nos impide expresar nuestros sentimientos de manera efectiva, es extremadamente importante asegurarse de que incluya todas las características que permitan al receptor conocer sus pensamientos y emociones. Por lo tanto, el uso de un tono apropiado puede ayudar a que su mensaje sea claro y relevante.
Consejo n. ° 3: evite hacer bromas
Evidentemente, el humor es necesario incluso en el lugar de trabajo. Pero es extremadamente importante asegurarse de que su humor sea apropiado en determinadas situaciones y para las personas con las que se comunica.
Para no parecer irrelevante, es mejor identificar primero a su destinatario, por ejemplo, si es su jefe o un colega, una mujer o un hombre, etc.
Sin embargo, también debes tener en cuenta que al lector puede que no le guste tu humor, por lo que es mejor evitarlo en cartas formales. En cambio, puede concentrarse en ser educado y amigable con el destinatario.
De esta forma, su carta será 100% eficaz y relevante.
Consejo n. ° 4: sea útil y tolerante
Ser servicial y tolerante son características clave de un correo electrónico formal. Los correos electrónicos formales generalmente se escriben para informar a alguien sobre algo o proporcionar / solicitar una solución a un problema determinado. Es obvio que la carta debe ser respetuosa con la persona a la que le escribe.
Puede comenzar con un "Hola" amistoso y terminar con una firma de correo electrónico profesional para que el lector sienta que está listo para brindarle asistencia. O realmente espera su ayuda mientras suena amable y educado.
Consejo n. ° 5: revisa la gramática y las imágenes
Incluso si siguió todos los consejos mencionados anteriormente, todavía no significa que su carta sonará exactamente como esperaba. La razón de esto es que es posible que haya cometido algunos errores durante el proceso de escritura.
Para que la letra formal suene correcta y clara, debes asegurarte de que no tenga errores gramaticales o léxicos. Puede utilizar varias aplicaciones que le ayudarán a eliminar sus errores en minutos.
Además, asegúrese de que la imagen que elija para su correo electrónico sea la adecuada. Esto también es importante, ya que no hacerlo puede hacer que su correo electrónico parezca irrelevante.
Consejo n. ° 6: comparta archivos a través de alojamientos
Sin duda, tener que descargar un archivo lleva más tiempo. Además, la necesidad de descargar el archivo puede desanimar al lector a abrir su correo electrónico.
Para animar al destinatario a leer su correo electrónico y abrir el archivo que adjuntó al correo electrónico, asegúrese de compartir sus archivos a través del alojamiento.
Este método permite que el destinatario tenga acceso a los datos sin necesidad de descargarlos en sus PC locales.
Consejo n. ° 7: use una dirección de correo electrónico comercial
Cuando escriba un correo electrónico formal, asegúrese de utilizar la dirección de correo electrónico de su empresa en lugar de la personal.
La dirección de correo electrónico empresarial promueve la confianza entre la empresa y el cliente. Si el cliente ve que recibe un mensaje de un usuario desconocido, es posible que no responda el correo electrónico en absoluto.
Además, el uso de correos electrónicos comerciales le ayuda a almacenar todos los correos electrónicos importantes juntos para que tenga menos posibilidades de perder un determinado archivo o un correo electrónico importante.
Consejo n. ° 8: verifique su línea de asunto
La mayoría de las personas se olvidan de indicar un asunto en sus correos electrónicos. Sin embargo, hacerlo aumenta la eficacia de todo el correo electrónico un par de veces.
Este enfoque de las cartas le ayuda a captar la atención del destinatario. Además, le permite a usted y al destinatario encontrar ciertos correos electrónicos más rápidamente.
Consejo n. ° 9: evita los emojis
El uso de emojis es una de las formas más populares de ayudar al lector a conocer sus emociones y sentimientos. Sin embargo, esas representaciones simbólicas de emociones son inaceptables en los correos electrónicos formales.
Los emojis pueden romper las barreras de la comunicación formal, lo que obviamente no es apropiado en este tipo de cartas. En otras palabras, el uso de emoji hace que el lector piense que quieres llevar la conversación a un nivel personal.
Conclusión
Un correo electrónico lo representa a usted como individuo y, por lo tanto, es importante prestar atención a la información que incluye en su correo electrónico para no afectar la calidad de la comunicación con el destinatario.
Debe seguir los siguientes consejos sobre cómo escribir correos electrónicos formales y mantener un tono profesional en ellos:
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Utilice una firma de correo electrónico para mejorar su imagen y la imagen de toda la empresa;
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Utilice un tono profesional que le permita transmitir sus emociones al destinatario;
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Trate de no usar el humor en sus correos electrónicos;
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Recuerde siempre sonar respetuoso y cortés con el lector;
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Asegúrese de que su carta no tenga errores;
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Comparta archivos a través de alojamientos para aumentar las posibilidades de que el destinatario acceda a todos los datos de su correo electrónico;
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Utilice una dirección de correo electrónico comercial
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No olvide indicar el asunto en su correo electrónico;
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Evite siempre los emoji en los correos electrónicos formales.