¿Qué herramienta recomendaría para documentar los procesos comerciales internos y por qué es la mejor solución?
Estas respuestas son proporcionadas por el Young Entrepreneur Council (YEC), una organización a la que solo se accede por invitación compuesta por los jóvenes emprendedores más exitosos del mundo. Los miembros de YEC representan casi todas las industrias, generan miles de millones de dólares en ingresos cada año y han creado decenas de miles de puestos de trabajo. Obtenga más información en yec.co.
1. Asana
Dependemos de Asana para documentar el flujo de trabajo y los procesos, como los embudos de ventas, la incorporación de un nuevo empleado y la capacitación. El seguimiento del progreso y los plazos desde una vista de pájaro visualmente atractiva nos ayuda a agilizar nuestro proceso al examinar e incorporar nuevos fotógrafos a nuestro sistema. Ser capaz de ver visualmente un plan estructurado de principio a fin puede ayudar a cualquier empresa a alcanzar sus objetivos.
– Christopher Seshadri , PhotoSesh
2. DocuSign
Normalmente utilizamos varias herramientas para documentar nuestros procesos comerciales, pero DocuSign es una de nuestras herramientas favoritas. Nos ayuda a organizar, actualizar, planificar y firmar nuestros contratos. Otro beneficio de DocuSign es que se integra con las otras herramientas que utilizamos, lo que facilita las cosas.
– Salomón Thimothy , OneIMS
3. Google Suite
Usamos Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Todo es muy intuitivo (en parte porque es muy similar a las herramientas de Microsoft Office a las que estamos acostumbrados). Dado que todo se guarda instantáneamente y se puede compartir o editar en vivo, es muy útil y elimina muchas fricciones. Los archivos se guardan automáticamente en Drive, vienen con marcas de tiempo y, aunque las copias de seguridad son muy recomendables, también se pueden revertir los cambios.
– Joey Bertschler , uniworld.io
4. Cosecha
Actualmente, mi equipo está probando Harvest para ver cuánto tiempo se dedica a varios procesos internos durante el día. Harvest te da la opción de usar un temporizador o rastrear manualmente tu tiempo y organizarlo. Lo recomiendo para organizar horas. Antes, utilizábamos Podio para el mismo propósito, así como para contactar a los clientes con un sistema confiable.
– Duran Inci , Optimum7
5. Microsoft 365
Para las empresas más pequeñas, es mejor mantenerlo simple. Microsoft 365 o Google Docs le permiten compartir sus documentos internos con su equipo, dar a diferentes personas diferentes niveles de acceso y tener historiales de versiones. Si desea agregar algunas características más, OneNote de Microsoft también es realmente bueno.
– Alastair Sanderson , LFA Machines DFW LLC
6. Trello
Hemos estado usando Trello durante bastante tiempo para la gestión de proyectos tanto internos como externos. Trello le permite documentar sus procesos comerciales creando tableros para la ejecución de proyectos. Es una herramienta de gestión de proyectos gratuita y una potencia con múltiples integraciones con otras aplicaciones. En pocas palabras, es una herramienta bien organizada, simple pero detallada y confiable para una empresa.
– Kelly Richardson , Infobrandz
7. Una intranet empresarial
La intranet de una empresa es una gran herramienta no solo para mantener la documentación, sino también para garantizar que esos procesos y políticas sean transparentes y estén disponibles para los empleados en cualquier momento. Permitir que los empleados accedan a la información cuando la necesiten, en lugar de esperar una respuesta, les ahorra tiempo a todos. También es una gran herramienta para recopilar comentarios y nuevas ideas sobre cómo mejorar los procesos actuales.
– Josh Awad , Flywheel Commerce
8. Un centro de empleados
Creo que la creación de un centro o un sitio web cerrado para los empleados es una buena forma de documentar los procesos internos. Puede crear páginas y organizarlas mediante etiquetas y categorías, lo que permitirá a las personas encontrar contenido fácilmente. Esto también puede servir como una plataforma de incorporación eficaz para nuevos empleados. Puede crear un nuevo sitio web o un subdominio simple con acceso restringido.
– Blair Williams , MemberPress
9. Biblioteca de contenido de video
Comenzamos a crear una biblioteca de contenido de video para capacitación. Las personas consumen contenido de video a una tasa 100 veces mayor que el contenido escrito. El video permite que el "capacitador" adopte la misión de la empresa, y solo se necesita una sesión de capacitación "perfecta" para compartir con cada empleado una y otra vez. ¡Esto también permite que los nuevos empleados escuchen y vean la pasión y el tono de lo mejor de la compañía!
– Bill Mulholland , ARC Relocation