El archivo digital se está volviendo cada vez más popular. Sin embargo, todavía hay mucha ambigüedad en sus regulaciones que puede conducir a problemas durante los procedimientos legales, cuando necesita mostrar los archivos como prueba de acción.
Estas son algunas reglas que debe tener en cuenta al usar el archivo digital:
- Archivar todas las plataformas
Hasta ahora, la comunicación digital profesional se limitaba simplemente a los correos electrónicos. Sin embargo, si bien los correos electrónicos siguen siendo un medio importante de comunicación digital, han surgido varias plataformas nuevas a través de las cuales se comparte mucha información profesional.
Las plataformas de redes sociales como Instagram están siendo utilizadas a gran escala por varias organizaciones. La comunicación a través de sitios web y blogs oficiales también está aumentando. Cuando archiva sus datos digitales, debe asegurarse de archivar todas las plataformas donde se ha comunicado con alguien. Existen varias regulaciones que no lo requieren, pero también hay bastantes que sí lo hacen, por lo tanto, es mejor mantenerse seguro y mantener un registro de todas sus comunicaciones digitales.
- Almacenar datos archivados según sus requisitos
Una vez que haya archivado todas sus comunicaciones en cada plataforma, debe decidir el período de tiempo hasta el cual conservará los registros. Para las instituciones culturales, es común almacenar los datos archivados durante largos períodos de tiempo, incluso de forma indefinida. Para las organizaciones empresariales, depende de sus propias estimaciones y cuando se trata de organizaciones gubernamentales, casi siempre hay un límite de tiempo predeterminado. Para esto, es posible que deba encontrar algunas alternativas para una máquina Wayback tradicional .
Si los datos que está almacenando no son algo que deba guardarse indefinidamente, debe asegurarse de conservarlos durante al menos unos tres años. Si bien se recomienda que no acorte este período de tiempo, seguramente puede aumentarlo según los requisitos y la política de su organización.
- Utilice formatos de archivo originales para almacenar datos archivados
Según la mayoría de las leyes de mantenimiento de registros, una simple captura de pantalla de su sistema de archivo debe considerarse una prueba admisible en cualquier institución legal. Sin embargo, algunas leyes especifican que ciertas industrias necesitan presentar los datos archivados en un formato particular para legalizarlos.
Lo primero que debe hacer es buscar cualquier formato de archivo específico que las leyes exijan que mantenga su industria. Si no encuentra nada específico para su industria, puede mantener capturas de pantalla. Sin embargo, para asegurarse de que nunca se mete en un aprieto legal sobre las capturas de pantalla, debe almacenar los datos en los formatos de archivo originales. Hacer esto asegurará que cada vez que necesite presentar estos registros en un procedimiento legal, nadie podrá señalar ningún defecto.
- Recopile metadatos de las páginas archivadas
En cualquier procedimiento legal en el que tenga que mostrar los datos archivados, lo más importante será poder demostrar que son auténticos. Si no lo hace, habrá poca utilidad para los datos. Es por eso que le pedimos que almacene los datos en su formato de archivo original. No solo eso, también necesita almacenar los metadatos de cada página archivada.
Los metadatos son una descripción detallada de diferentes aspectos de una pieza de datos digitales. Por ejemplo, los metadatos de cualquier publicación en redes sociales incluirían el nombre de la persona que lo publicó, la hora, la fecha, el nombre de la cuenta, la dirección del servidor, etc. También debe incluir una marca de tiempo en cada captura de pantalla archivada. Todo esto lo ayudará a presentar una imagen precisa de lo que sucedió en las páginas archivadas en un día determinado.
- Asegúrese de que los registros estén indexados y se puedan buscar
La razón principal por la cual el archivo digital ganó popularidad en primer lugar es que hace que sea mucho más fácil encontrar cualquier información de los registros, lo que no es el caso en los archivos físicos. Debe asegurarse de que su trabajo se reduzca aún más asegurándose de que todos los datos archivados estén indexados correctamente.
Para asegurarse de que todos sus datos archivados sigan las regulaciones legales, debe usar Stillio. Archivará automáticamente todas las páginas que desee y almacenará las capturas de pantalla en un sistema basado en la nube de manera que cumpla con todos los requisitos legales para que nunca tenga que preocuparse.