Incluso con el avance de la tecnología de la información y la comunicación y las videoconferencias, llega un momento en que los viajes de negocios son más que fundamentales. Nada reemplaza la reunión cara a cara para cerrar tratos, clientes potenciales, socios de firmas y distribuidores. Además, esta es una excelente manera de hacer nuevos contactos en ferias y foros.
Para que el gerente disfrute mejor de los viajes, debe seguir algunos consejos importantes. ¿Ha viajado por negocios antes? ¡Vea al menos cinco consejos que hemos separado para ayudarlo a prepararse para ellos!
Ser autosuficiente
Incluso si el gerente es invitado por un socio, cliente o la oficina central de la empresa (si es una multinacional), no debe dejar todo al anfitrión para que lo haga y organice. Es decir, el gerente debe encargarse de los preparativos, reservar el hotel, comprar boletos aéreos, entre otros. Sin embargo, si la persona que te da la bienvenida insiste en hacer todos los trámites, esto debe ser aceptado con gusto, ya que probablemente buscará hoteles en lugares con mejor acceso para ambos.
Tenga cuidado al elegir hoteles
Generalmente, las empresas cuentan con un departamento de viajes específico o un profesional responsable de las reservas. Sin embargo, sigue siendo importante prestar atención a los detalles. Por ejemplo, muchos hoteles cuentan con salones especiales para ejecutivos, con una buena estructura que cuenta con un área para instalar notebooks y tabletas, completos centros de negocios y un teléfono habilitado para conferencias.
El administrador siempre debe asegurarse de que la habitación donde se hospedará tenga esta infraestructura.
Estudiar la cultura del destino
Si el viaje de negocios es a otro país, es muy importante estudiar la cultura del destino, ya que cada país tiene sus especificidades. Algunas personas, por ejemplo, son más comunicativas y amigables, mientras que otras son más tranquilas y tranquilas.
Detalles como la vestimenta, el idioma, los rasgos y la jerarquía influyen directamente en la forma de hacer un negocio, pudiendo distanciar o acercarse a las partes involucradas. Por eso, el gerente debe tener una buena preparación, con mucho estudio e investigación, para no cometer errores durante la estadía.
Piense en la logística
Si el gerente hace un viaje largo, debe planear llegar el día anterior a la reunión, porque así estará descansado y más presentable y no correrá peligro de llegar tarde. Si no es posible llegar el día anterior, debe valorar vuelos que le den tiempo suficiente para llegar a la cita sin prisas. En tales casos, la mejor opción es contratar un servicio de transporte, ya que el conductor podrá llevar al invitado al lugar de encuentro de forma rápida y segura. El equipaje debe estar preparado adecuadamente y, según nuestra experiencia, el equipaje de Canadá es una de las mejores opciones.
Controla muy bien los gastos
El gerente debe tener en cuenta que, en la mayoría de los casos, deberá contabilizar los gastos de viaje al jefe. Por ello, es fundamental hacer un plan de gastos, solicitando siempre recibos y facturas y anotando en ellos lo que se refiere a gastos. Esto hará que sea más fácil justificarlos cuando regrese. Además, es fundamental tener cuidado con el servicio de habitaciones del hotel y el minibar, ya que pueden resultar mucho más caros de lo previsto.
¡Esperamos que estos consejos puedan ayudarlo en sus próximos viajes de negocios!